Pracownik, który odbywa podróż służbową samochodem niebędącym własnością pracodawcy może otrzymać od pracodawcy zwrot uiszczonych opłat autostradowych. Pracodawca będzie jednak mógł zaliczyć takie kwoty do kosztów uzyskania przychodu jedynie w zakresie, w jakim mieszczą się one w limicie tzw. kilometrówki.

Zasady na jakich dokonuje się zwrotu używania przez pracownika prywatnego pojazdu do celów służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Rozporządzenie ustanawia maksymalne stawki za kilometr przebiegu pojazdu, po jakich może nastąpić zwrot wydatków pracownikowi. Zgodnie zaś z ustawami podatkowymi kwoty wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby służbowe w celu odbycia podróży służbowej, w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, nie stanowią kosztów uzyskania przychodu (art.16 ust. 1 pkt 30 lit. a ustawy o CIT i art. 23 ust.1 pkt 36 lit. a ustawy o PIT).

Organy podatkowe interpretują powyższe przepisy w sposób ścisły, traktując opłatę autostradową zwracaną przez pracodawcę na rzecz podróżującego własnym pojazdem pracownika, jako wydatek z tytułu używania przez pracownika samochodu na potrzeby podatnika (pracodawcy). Podobnie kwalifikowane są np. opłaty parkingowe.

W konsekwencji, do kosztów uzyskania przychodu pracodawca zaliczyć będzie mógł zwrot takich wydatków na rzecz pracownika tylko w części, w jakiej nie przekraczają one limitu tzw. kilometrówki.

Niekorzystne dla podatników stanowisko organów podatkowych potwierdzają też wyroki sądów administracyjnych np. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 8 kwietnia 2011 r. (sygn. akt. I SA/Po 913/10). Powołany wyrok jest jednak nieprawomocny, wobec czego w tej sprawie można oczekiwać jeszcze zajęcia stanowiska przez NSA.

Niekorzystne skutki podatkowe nie wystąpią jednak po stronie pracownika w tych sytuacjach, gdy koszty były poniesione przez pracownika w związku z podróżą służbową - zwrócone mu przez pracodawcę wydatki będą zwolnione z PIT, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT, nie będą też stanowiły podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (na podstawie § 2 ust. 1 pkt 15 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

więcej informacji : Wojciech Fryze, tel. 71 78 58 254